Sie sind Schweizer oder Liechtensteiner Online Dienstleister und haben Ihren ersten Auftrag? Gratulation! Umsatz ist der erste wichtige Schritt nach der Gründung einer Firma. Doch schon kommt die erste Frage auf: Wie sieht denn eine korrekte Rechnung für eine Online-Dienstleistung aus? Diese Frage klären wir in diesem Beitrag.
Basis Bestandteile einer Rechnung
- Name und Adresse Ihrer Firma sowie UID Nummer
- Name und Adresse Empfänger
- Datum der Dienstleistungserbringung
- Genaue Bezeichnung der Dienstleistung
- Preis der Dienstleistun
- Mehrwertsteuer-Satz (7.7%) falls MwSt auf die Rechnung kommt
- fortlaufende Rechnungsnummer (Empfehlung)
- ev. eine digitale Signatur (ist nicht zwingend notwendig)
Zusätzliche Bestandteile:
QR-Einzahlungsschein & oder Bankverbindung, Zahlungsvereinbarung.
Welche Währung muss auf die Rechnung
Welche Währung auf die Rechnung kommt, hängt von Ihrem Angebot ab. Es auch für eine Schweizer und Liechtensteiner Firma möglich, in EUR oder USD zu fakturieren.
Die Rechnung wird je nach gewählter Buchungsmethode dann zum Tageskurs umgerechnet in die Bilanzwährung.
Auch die Bilanzwährung muss nicht zwingend CHF sein. Für Firmen, die hauptsächlich im Ausland tätig sind, macht eine andere Bilanzwährung teilweise Sinn um Währungsschwankungen zu verhindern.
Schweizer Mehrwertsteuer auf die Rechnung?
Ob Schweizer Mehrwertsteuer auf die Rechnung muss, hängt im ersten Schritt davon ab, ob das Unternehmen überhaupt bei der Mehrwertsteuer registriert ist.
Das ist entweder freiwillig möglich oder verpflichtend ab einem Umsatz vom 100‘000CHF. Achtung – auch bei Überschreiten dieser Grenze, muss sich das Unternehmen selbst anmelden! Die Mehrwertsteuer wird mit Selbstdeklaration abgerechnet. Das heisst, die Verantwortung dafür liegt beim Unternehmen selbst.
Bei der Mehrwertsteuer registriert
Ist Ihre Firma bei der Mehrwertsteuer registriert, kommt es im nächsten Schritt darauf an wo der Empfänger der Online Dienstleistung seinen Firmensitz oder Wohnsitz hat.
Bei einem Wohnsitz im Ausland wird keine Schweizer Mehrwertsteuer in Rechnung gestellt. Es ist keine zusätzliche Information auf der Rechnung nötig.
Beispiel: Sie sind virtuelle Assistentin und planen den Instagram Feed Ihres Kunden in Deutschland. Der Kunde wohnt in Deutschland und hat seine Firma dort angemeldet. Es kommt keine Mehrwertsteuer auf die Rechnung.
Beispiel 2: Sie erstellen Facebook Ads für Kunden, die in Österreich wohnen, die Rechnung geht aber an seine Firma in Liechtenstein. Weil Liechtenstein für die Schweizer Mehrwertsteuer als Inland gilt, kommen 7.7% MwSt auf die Rechnung.
Nicht bei der Mehrwertsteuer registriert
Ist Ihre Firma nicht bei der MwSt registriert, darf auch nie MwSt auf Ihren Rechnungen stehen.
Mehrwertsteuer in Liechtenstein
Das Mehrwertsteuer-System in Liechtenstein wird zwar von der Liechtensteiner Steuerverwaltung geleitet, es funktioniert aber identisch zum Schweizer System. Deswegen wird hier nicht separat darauf eingegangen. Lediglich das Formular unterscheidet sich minimal im Format – die Ziffern sind die selben.
Ausländische Mehrwertsteuer
Wenn Ihre Firma nicht in einem anderen Land bei der Mehrwertsteuer registriert ist, darf nie ausländische Mehrwertsteuer auf den Rechnungen stehen. Für Dienstleister, die Online arbeiten, ist eine Registrierung im Ausland meistens nicht nötig. Bei Webshops oder Amazon-FBA Unternehmen ist das hingegen meist unumgänglich.
Korrekte Verbuchung der Rechnung
Je nach Buchhaltungsprogramm können Rechnungen direkt im Programm erstellt werden. Das spart diesen Schritt und somit Zeit ein.
Debitorenbuchhaltung
Debitor|Ertrag Dienstleistung
Bei Zahlung: Bank|Debitor
Verbuchung bei Bezahlung
Bank|Ertrag Dienstleistung
Diese Verbuchung ist einfacher für kleine Firmen. Es muss jedoch zusätzlich eine Liste geführt werden, welche Kunden bereits bezahlt haben und welche nicht.
Aufbewahrung, digitale Ablage
Heutzutage empfiehlt es sich, Belege digital zu archivieren. Was viele nicht wissen, eine simple Ablage als PDF auf dem PC reicht dazu eigentlich nicht aus.
Laut Geschäftsbücherverordnung Ge-Büv müssen die Belege so gespeichert werden, dass diese nicht verändert werden können. Die Änderungen müssen von einem Programm aufgezeichnet werden. Auch der Datenschutz spielt in diesem Thema eine Rolle. Ebenso gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Wer seine Belege digital archivieren möchte, braucht dafür also auf jeden Fall geeignete Software.
Zusammenfassung
Es lohnt sich, einmal Vorlagen für alle Rechnungen zu erstellen, falls nicht mit einem Programm gearbeitet wird und immer dieselben Bezeichnungen für Dienstleistungen zu verwenden. Ist das geklärt, muss hinterfragt werden, ob und welcher Mehrwertsteuer-Satz zur Anwendung kommt, falls die Firma registriert wird.
Ganz wichtig – Zahlungshinweis oder Einzahlungsschein nicht vergessen.
