Digital zu arbeiten, bedeutet nicht, keine Ordnung in den Belegen halten zu müssen. Auch ein digitales Büro braucht eine Struktur. In Bezug auf die Buchhaltung, hilft ein ordentliches “digitales Büro” Kosten zu sparen und effizient zu arbeiten. Das richtige Dateiformat, Beschriftung und Ordnerstruktur helfen beim Finden von Dateien und machen die Erstellung der Buchhaltung stressfreier. Mindestens 50 % der Arbeit, die wir als Treuhänder haben, ist sortieren, ordnen und suchen von Belegen. Deswegen stellen wir Ihnen hier die 4 besten Tools am Smartphone vor, die wir verwenden, um Ordnung zu halten in unserem digitalen Büro.
Scan-App
Belege und Rechnungen, die als Foto verschickt werden, sind schwer zu verarbeiten. Gewöhnen Sie sich an, alle Dokumente direkt als PDF zu speichern und ihnen auch Dateinamen zu geben. Am besten Name + Datum (z. B. Avia Tankstelle 2.3.22). Dieses PDF können dann direkt an die Buchungen angehängt werden, wenn Sie ein modernes Buchhaltungsprogramm verwenden. Welche Buchhaltungssoftware für Sie passend ist, erfahren Sie in diesem Beitrag. Wir verwenden Genius-Scan. Einige Programme wie z. B. das Schweizer Buchhaltungsprogramm Bexio haben aber auch eine eigene Scan-App, die es Ihnen erlaubt, Belege direkt ins Programm zu laden. Es funktioniert aber auch die kostenlose Version der Genius-Scan App sehr gut.
Synchronisierter Cloud Speicher
Von überall arbeiten, heisst auch seine Daten immer „dabei“ zu haben. Wenn Sie unterwegs E-mails machen, Zugriff auf alle Daten haben – das funktioniert mit einer ordentlichen Cloud. Es kommt nicht alles in einen Ordner, sondern auch hier wird mit einer ordentlichen Ablagestruktur gearbeitet, wie das auch bei Papierbelegen der Fall ist (Jahr, Art der Belege etc.).
Wir verwenden iCloud, es funktioniert aber auch z. B. Dropbox. Vergleichen zu Beginn eines Abos lohnt sich hier auf jeden Fall. Welcher Dienst am meisten Sinn macht, ist dabei individuell.
Digitales Notizbuch & To-do
Beim Spazieren, im Flugzeug, wenn Sie irgendwo warten müssen – dabei hat man oft die besten Ideen. Verwenden Sie eine App in Sie alle Ideen und Notizen sammeln und ordnen Sie diese ebenfalls nach Bereich (Social Media Beiträge, Produktideen, etc.). Wir verwenden dazu die Apple Notizen, Evernote ist aber auch eine sehr beliebte App dafür.
Wir legen außerdem für jeden Bereich auch direkt To-do-Listen an. Ob jemand mit Listen arbeitet, ist allerdings eine persönliche Vorliebe. Es hilft den Überblick zu behalten, was noch offen ist.
Banking
Auch eine Vorliebe – mit dem Smartphone bezahlen. Man muss sich keine Codes merken und vergisst nie die Firmenkarte Zuhause. Zudem lassen sich QR-Rechnungen am Handy wesentlich schneller bezahlen als am PC. Strikt getrennte Konten für Firma & Privat sind das oberste Gebot, wenn es um Ordnung in der Buchhaltung geht.
Zusammenfassung
Digitales Arbeiten benötigt genauso Struktur und Ordnung wie Papierbelege, damit kein Chaos entsteht. Es ermöglicht Ihnen aber, von überall aus zu arbeiten und Zugriff auf Ihre Daten zu haben.
Unsere Lieblingstools im Überblick:
- Scann-App
- Cloud Speicher
- Notizen & To-do App
- Handyzahlung + Banking
