Buchhaltung wird von vielen Selbstständigen in der Schweiz und Liechtenstein als nervige Pflicht gesehen. Von Ihnen auch? Zeit, das Mindset in Bezug auf diese wertvollen Zahlen zu ändern! Welchen Mehrwert digitale Buchhaltung bringt, klären wir jetzt. Denn digitale Buchhaltung kann Ihnen einen viel bringen und gibt Ihnen jederzeit Auskunft darüber, ob Ihr Business gut läuft, die Kosten überzogen wurden oder eine neue Werbemassnahme erfolgreich ist. Sie kann Ihnen zeigen, welches Produkt am meisten Umsatz bringt und welches Sie lieber nicht mehr anbieten sollten. Weil diese Informationen nur wertvoll sind, wenn sie zeitnah ausgewertet werden, bringt eine digitale Buchhaltung grossen Mehrwert für ein Unternehmen.
Ordnung ist das halbe Leben (oder die halbe Buchhaltung)
Wie auch bei Belegen in Papierform, ist Ordnung das wichtigste für Ihre digitale Buchhaltung. Die Suche nach der passenden Rechnung nimmt den grössten Anteil an Zeit in Anspruch, wenn es an die Buchhaltung geht. Im Moment stehen wir noch in der Mitte zwischen Papier und Digital. Sie werden sich entscheiden müssen, welche Form Sie vollständig führen wollen. Einige wichtige Dokumente wie unterzeichnete Verträge oder behördliche Dokumente müssen immer in Papierform behalten werden. In der Schweiz und Liechtenstein beträgt die gesetzliche Aufbewahrungspflicht für Geschäftsunterlagen 10 Jahre – für manche Geschäfte zB. im Zusammenhang mit Immobilien auch länger.
Alle anderen Belege wie Bankbelege, Rechnungen und Spesenbelege können Sie in modernen Buchhaltungssystemen direkt als PDF hinter die Buchung heften. Je nach System gibt es dazu eine Scan-App, die es erlaubt, Belege direkt mit dem Smartphone zu scannen und hochzuladen. So müssen Sie keine Zettelchen mehr sammeln und es kann nichts verloren gehen. Wichtig ist natürlich, das auch zu tun – am besten immer sofort, wenn Sie eine Rechnung bekommen. Auch wenn Sie keine Scan-App verwenden, sollten Sie die Belege immer sofort abfotografieren und eine E-mail-Adresse oder Cloud nur für Belege einrichten.
Bitte beachten Sie ausserdem die Regelungen für eine korrekt geführte digitale Ablage. Es gibt spezielle Programme, die Belege quasi sperrt. Dies ist Vorschrift, wenn Belege ausschliesslich digital archiviert werden.
Buchungen automatisieren
Moderne Buchhaltungssysteme erlauben es ausserdem, einige Buchungen zu automatisieren. Fast immer gibt es eine Schnittstelle zur Bank, um den Zahlungsverkehr einzulesen. Manche Programme bieten zusätzliche eine Schnittstelle zu Shopify oder anderen Webshop-Systemen, um die Verkäufe automatisch zu importieren. Als Webshop-Besitzer spart das extrem viel Zeit und damit Geld!
Auch Eingangs- und Ausgangsrechnungen lassen sich zum Teil direkt im Programm erstellen und dann auch verbuchen. Nutzen Sie so viel Automatisierung wie möglich, um die Buchhaltung günstig und effizient zu gestalten.
Für jedes Bedürfnis das passende Buchhaltungsprogramm
Zu Beginn Ihrer digitalen Buchhaltung ist die Auswahl eines passenden Programmes sehr wichtig. Wir arbeiten nicht mit einer fixen Softwarelizenz für alle Kunden, sondern mit Programmen die, Abo-Modelle direkt für jedes Unternehmen anbieten. So sind Sie mit Ihrem Programm immer flexibel und können jederzeit den Treuhänder wechseln. Außerdem können Sie du ein Programm auswählen, dass Ihre Bedürfnisse am besten erfüllt.
Immer Up to Date – nutzen Sie Ihre Zahlen
Oft werden Buchhaltungen jährlich geführt. Damit erhalten Sie die Zahlen immer erst in der Vergangenheit und müssen selbst noch eine Excel oder ähnliche Liste führen, um die laufenden Einnahmen und Kosten zu überwachen. Viel effizienter ist es, die Buchhaltung direkt laufend zu führen. Das kann je nach Firmengrösse täglich bis quartalsweise sein. Viele Programme enthalten weitere Tools und hilfreiche Dashboards mit Übersichten zu Ihren Einnahmen oder Kosten, von denen Sie enorm profitieren können
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